Koncerty, zawody sportowe, mecze, imprezy turystyczne, festyny, wystawy, występy artystyczne, pokazy, pikniki, czy konferencje. Niezależnie od rodzaju eventu nowoczesne technologie dominują podczas organizacji imprez oraz wydarzeń kulturalnych. Cała przygoda rozpoczyna się od momentu uzyskania informacji o evencie. Najczęściej jest to informacja zamieszona w serwisach internetowych, reklama przesłana za pomocą poczty e-mail czy po prostu zaproszenie do wzięcia udziału w wydarzeniu na Facebooku.
Spersonalizowana komunikacja
Wykorzystywanie nowoczesnych technologii informacyjno-komunikacyjnych, takich jak marketing automation oraz e-mail marketing w komunikacji z osobami, którym udało się już zakupić bilet, to aktualnie podstawa dla większości firm zajmujących się organizacją eventów. Firmy zajmujące się dystrybucją biletów najczęściej posiadają dane użytkowników na podstawie założonych przez nich kont w serwisach www. W dzisiejszych czasach bilety imienne, to coraz częściej konieczny wymóg. Dzieje się tak dlatego, ponieważ pandemia wymusza na organizatorach dokładną weryfikację osób z imienia i nazwiska, ale także numeru pesel, aby w razie zagrożenia móc skierować określoną grupę osób na kwarantannę. Spersonalizowana komunikacja może być mniej lub bardziej skomplikowana. Jej najprostszą formą jest rozpoczęcie maila od powitania osoby jej imieniem, np. „Cześć Katarzyna!”. Do jej bardziej zaawansowanych form można zaliczyć przekazanie dokładnych informacji co do wyjść ewakuacyjnych, punktów gastronomicznych znajdujących się w pobliżu, na podstawie wskazanego na bilecie miejsca.
Chatboty również znajdują się w okresie świetności. Jeśli chodzi o komunikację – są w stanie odpowiedzieć na podstawowe pytania użytkowników, bez konieczności angażowania osoby z działu client service. Uczestnicy wydarzeń mogą teraz pozostawać w stałej komunikacji z organizatorami bezpośrednio przed eventami, jak również podczas trwania imprez, przy jednoczesnym utrzymaniu pozorów prowadzenia konwersacji. Chatboty są elementem usprawniającym pracę działu obsługi klienta, wpływają również na optymalizację i ograniczenie kosztów.
Transmisja wydarzeń na żywo
Live streaming przez ostatni rok w wielu przypadkach stał się często jedyną możliwością uczestnictwa w wydarzeniach. Szczególnie, gdy mowa o meczach piłki nożnej i innych wydarzeniach sportowych, koncertach, organizowanych wcześniej na masową skalę. Dotyczy to również konferencji oraz szkoleń.
Możliwość prowadzenia relacji na żywo posiada coraz więcej aplikacji typu social media. Te wydarzenia transmitowane są najczęściej za pomocą telefonów. Już od dawna wykorzystuje się Facebook oraz Instagram do prowadzenia komunikacji z odbiorcami marki, często transmitując pokazy mody czy prezentacje. Prawdziwym hitem jest Tik Tok, który komunikuje się głównie z pokoleniem Z.
Wydarzenia wirtualne oraz hybrydowe
Jedną z najpopularniejszych form możliwości wzięcia udziału w wydarzeniach na chwilę obecną są wydarzenia hybrydowe lub w formie zdalnej. Wydarzenia hybrydowe, to takie, na których tylko część uczestników jest obecna w miejscu odbywania się eventu. Reszta dołącza z różnych miejsc świata za pomocą urządzeń mobilnych oraz stacjonarnych. Wpływa to na ograniczenie kosztów organizacyjnych, bo można wynająć mniejsze pomieszczenia, na krótszy czas, ograniczając ilość poczęstunku. Co więcej, wszystkie materiały można wysłać uczestnikom za pomocą poczty. Jednak zaangażowanie uczestników w wydarzenie hybrydowe lub wirtualne jest zdecydowanie niższe. W takiej formie nie pojawia się jeden z najważniejszych czynników imprez – kontakt społeczny.
Aplikacje mobilne
Czyli narzędzie wykorzystywane przy organizacji eventów, najczęściej festiwali, ale również kilkudniowych konferencji, kongresów, z jednej strony jest dużym ułatwieniem dla uczestników, a z drugiej strony daje większą kontrolę organizatorowi nad tłumem. Aplikacje charakteryzują się takimi funkcjonalnościami jak np.:
- możliwość nawiązywania kontaktów z innymi uczestnikami – jeszcze przed wydarzeniem sami zainteresowani mogą porozumieć się w sprawie dojazdu, noclegów czy uzyskać informacje np. na temat atrakcji znajdujących się w pobliżu wydarzenia,
- mapy – odnajdywanie drogi do namiotu czy drogi do pomieszczeń,
- harmonogram wydarzeń – możliwość ustawienia przypomnień, gdy dany koncert, seminarium, wykład ma mieć miejsce,
- ankiety na żywo – możliwość skomentowania, pozostawienia po sobie śladu na bieżąco po zakończonej prelekcji, po odwiedzeniu stoiska danej firmy,
- kupony zniżkowe – na ofertę gastronomiczną, na skorzystanie z usług partnerów handlowych wydarzenia, do wykorzystania na miejscu lub np. w sklepie internetowym. Ten element jest tym, który najbardziej zachęca uczestników, do pobrania aplikacji na swój telefon,
- wszystkie informacje o evencie w jednym miejscu – adres, godziny trwania, dodatkowe atrakcje.
Aplikacje mobilne to oczywiście przede wszystkim ułatwienie dla organizatorów:
- posiadanie bieżącej informacji o lokalizacji uczestników – co może być przydatne, jeśli chodzi o zapobieganie powstania paniki,
- przyciąganie sponsorów – możliwość umieszczania w aplikacji informacji o partnerach w postaci pop-upów, plakatów, możliwość zamieszczenia w aplikacji kuponów zniżkowych,
- pozostawanie w stałym kontakcie z uczestnikami, informowanie ich na bieżąco o powstałych problemach, opóźnieniach, awariach.
Nowoczesne technologie są wykorzystywane też często podczas eventów do grywalizacji. Interaktywne gry, zbieranie elementów, skanowanie kodów QR sprzyjają zaangażowaniu uczestników w wydarzenie, ale również są elementem zaczepienia jeśli chodzi o zapoznanie się z marką, jej wartościami oraz oferowanymi usługami/produktami.
Nowoczesne technologie – wady i zalety
Chociaż wykorzystanie nowoczesnych technologii podczas organizacji eventów posiada wiele zalet, jak ograniczenie kosztów, ograniczenie pracy, lepsza komunikacja z uczestnikami, to mimo wszystko zawsze można znaleźć ich wady. Jest to często duży koszt wdrożenia, konieczność nauki obsługi, co może też wiązać się z koniecznością zatrudnienia specjalisty.
Nowoczesne technologie uatrakcyjniają wydarzenia i odróżniają je od innych. Jest to bardzo ważny aspekt przy nasyceniu rynku i dużej ilości wydarzeń o podobnej tematyce. Są wyznacznikiem konkurencyjności na rynku firm eventowych.