Organizacja eventów – jak się do tego zabrać

Coraz większą popularnością cieszy się organizacja eventów przez firmy i różne stowarzyszenia. Są one bardzo dobrym sposobem na zdobycie nowych klientów oraz podniesienie rozpoznawalności marki. Tworzone są dla określonej, małej liczby osób lub przyciągają ogromną rzeszę fanów. Aby miały one profesjonalny charakter i wszystko szło po naszej myśli powstały firmy, które specjalizują się organizowaniem ich. Dzięki temu możemy być pewni, że wszystko się uda i zająć się ważniejszymi sprawami. Co jeśli nie mamy budżetu aby wynająć taką firmę? O wszystko musimy zadbać sami.

Określenie tematyki naszego eventu

Organizację naszego eventu zaczynamy od określenia jego tematu i celu. Jest to kluczowa rzecz, która określi nam w jaki sposób mamy do niego podejść. Jeśli będzie to np. wydarzenie sportowe wiadome jest, że nie wynajmiemy biznesowej, konferencyjnej sali. Musimy omówić też jakie wydarzenie może i jest zdolna zorganizować nasza firma. Nie może dojść do tego, że fundacja zajmująca się ratowaniem zwierząt stworzy konferencję dla kulturystów. Każdy event musi być zgodny z polityką firmy, a temat, który jest na nim poruszany musi się z nią kojarzyć. Po określeniu tematyki możemy zająć się wymyśleniem nazwy wydarzenia oraz haseł, które będą na nim poruszone

organizacja eventów nakatomi Warszawa Eventomi 1

Określenie odbiorców oraz miejsca wydarzenia

Gdy sformułujemy temat oraz podstawowe założenia musimy określić jakie osoby chcemy zaprosić. Konieczne jest zdecydowanie się do jakiego grona odbiorców chcemy dotrzeć, a jeśli już to zrobimy to w jaki sposób poinformujemy ich o wydarzeniu. Określona grupa uczestników, pozwoli nam na wybranie miejsca w którym zorganizujemy event, a wybór lokalizacji sprawi, że będziemy mogli wyobrazić sobie jak wszystko będzie wizualnie wyglądało oraz na jakie dodatkowe atrakcje będziemy mogli sobie pozwolić.

Coś co nas wyróżnia

Jeśli chcemy zorganizować wydarzenie, które na stałe zapisze się w pamięci osób, które będą w nim uczestniczyć, musimy wymyślić gwóźdź programu. Małe show, spektakl, pokaz czy cenne prezenty przyciągną znaczną uwagę uczestników. Musimy wymyślić coś co przyciągnie ich uwagę i ożywi wydarzenie, coś czym będą mogli pochwalić się przed rodziną czy znajomymi. Drobny upominek w postaci długopisu, magnesu na lodówkę lub książki będzie pełnił rolę przypomnienia. W ten sposób przez wiele miesięcy będą wspominać to co działo się na evencie.

Personel

Organizacja eventów jest bardzo trudnym zadaniem. Nie zawsze jesteśmy w stanie poradzić sobie w małym gronie osób. Aby wszystko poszło dobrze musimy rozłożyć zadania równomiernie dla każdego z pracowników firmy. Podczas trwania wydarzenia, niezbędna jest czasami pomoc wolontariuszy i hostów. Jeden z pracowników zatem musi mieć za zadanie określenie liczby potrzebnych osób oraz pozyskanie ich. Najłatwiejszym sposobem na znalezienie takich pomocników są media społecznościowe oraz portale i agencje hostess.

Catering

Bardzo ważnym elementem wydarzenia jest zapewnienie klientom jedzenia oraz picia. Jeśli nasz event skierowany jest do małej ilości ale wpływowych osób możemy wynająć catering, który zadba o dostarczenie oraz zaserwowanie posiłków. Jeśli jednak organizujemy imprezę, która przyciągnie tłumy i nie będziemy w stanie zapewnić im poczęstunku, możemy umówić się z firmami, które sprzedają żywność na kółkach aby pojawiły się na terenie naszego wydarzenia.

Wyróżnienia i pamiątki

Elementem, który wzbogaci nasze wydarzenie może być także certyfikat udziału w nim lub wyróżnienia. Jeśli organizujemy turniej sportowy, potrzebne nam są nagrody dla najlepszych drużyn. Na konferencji lub szkoleniu uczestnicy docenią jeśli dostaną potwierdzenie udziału w nich. Organizowane przez nas konkursy zawsze muszą kończyć się upominkiem dla zwycięzcy.

Wszystkie te rzeczy muszą być starannie opracowane. W dniu wydarzenia powinniśmy tryskać radością i o nic się nie martwić. Oczywiście jeśli wiemy, że nie zdołamy wszystkiego sami stworzyć powinniśmy zdecydować się na agencję, która specjalizuje się w organizacji eventów. Czasami lepiej powierzyć nasze pomysły w ręce specjalistów, aby odniosły one wymagany skutek.

Leave a Reply