Branża eventowa rozwija się i zmienia bardzo dynamicznie. Każdy rok przynosi nowe, coraz ciekawsze i coraz lepiej zorganizowane wydarzenia Najnowsze trendy w branży eventowej to ekologia, kreatywne rozwiązania, sustainability, personalizacja i user experience. Nie da się ukryć, weszliśmy w kolejną dekadę XX wieku, która przyniesie wiele nowości. Jednocześnie będzie kontynuacją kierunków rozwojowych z poprzedniego roku. W jakim klimacie odbędą się największe eventy 2020? Jak będziemy świętować? I najważniejsze, z jakich powodów? Ważnymi aspektami będzie ekologia i podejście non-waste oraz event jako fundament bezpośredniego kontaktu między ludźmi w świecie zdominowanym przez technologię. Poniżej przedstawiamy 5 trendów branży eventowej na rok 2020:
1. Promowanie spotkań online
Negatywnego wpływu lotów samolotowych na środowisko („Niepotrzebne latanie” (ang. unnecessary flying)) to nowy termin obecny podczas eventów. Wydarzenia mówiące o ograniczeniu latania wydają się całkowicie sprzeczne z założeniami spotkań czy targów. W odpowiedzi na ten problem pojawiają się spotkania online. Takie spotkania zastępują wszystkie spotkania o nieatrakcyjnym charakterze, czyli spotkania edukacyjne oraz warsztaty. Planiści mają w rękach nowe narzędzia, które zaangażują uczestnika cyfrowych spotkań niemalże tak samo, jak spotkanie twarzą w twarz. Będą mogli sprzedawać dostęp do tworzonych przez siebie platform na zasadzie subskrypcji. Przykłady takich rozwiązań to filmy kręcone pod kątem 360 stopni, cyfrowe pokoje spotkań i rozwój wirtualnych przestrzeni współpracy.
2. Event jako spersonalizowane doświadczenie
Mijający rok był czasem doświadczania eventów przez uczestnika. Wiele eventów zostały przekształcone w kilkudniowe imprezy, które łączyły ze sobą muzykę, jedzenie, występy na żywo, medytacje i oczywiście tradycyjne wystąpienia konferencyjne. Pojęcie „doświadczania wydarzenia” nie ma jeszcze swojej definicji. Zaangażowanie uczestników jest jednym z najważniejszych celów organizatorów wydarzenia. Organizując wydarzenie, należy brać każdy aspekt pod uwagę. Jednym z najważniejszych jest droga uczestników od chwili rejestracji do informacji zwrotnej. Myśląc nad kolejnymi punktami eventu, eventmenager powinien zadbać o unikalne doświadczenie, wybierając wyjątkowego mówcę lub zamieniając przerwę na kawę w prawdziwe budowanie relacji. Dobrym pomysłem jest łączenie technologii i zaangażowania uczestników np. aplikacja do zbierania prezentów na terenie targów.
3. Płyń, jedź, leć
Trzy krótkie słowa a wydawać się mogą tak trudne do przeprowadzenia. Jedno jest pewne, przyciągną one uczestników swoją innowacyjnością. Podróże samolotem, pociągiem czy rejsy mogą stać się częścią eventowego świata. Dlatego może warto rozważyć jeden ze środków transportu jako miejsce organizowania eventu? Stawia to wiele wyzwań przed organizatorem, ale warto próbować nowych rzeczy. Logistyka takiego wydarzenia otwiera szereg nowych możliwości np. odwiedzenie kilku lokacji, wspólne przeżywanie podróży czy okazja do networkingu.
4. Recykling
Coraz częściej na różnego rodzaju eventach można zauważyć eko-trendy. Można zauważyć to w sposobie doboru upominków (ekotorby i metalowe słomki) oraz w sposobie działań na eventach (sadzenie drzew, nadawanie drugiego życia przedmiotom). Wiele marek postanowiło na ekologie, nałożyli nacisk na ekologiczne aspekty swoich działań. Pierwszym krokiem w branży spotkań może być poinformowanie na swojej stronie internetowej o działaniach, jakie firma podejmuje na rzecz ochrony środowiska. Rozwiązanie to jest bardzo łatwe, jednak tylko 10 proc. przedsiębiorstw korzysta z tej formy promocji. Kolejnym prostym sposobem, jest segregacja śmieci podczas trwania wydarzenia i zbieranie od uczestników wszystkich jednorazówek (plakietek czy kart dostępu). Warto unikać jednorazowych kubków i sztućców, ograniczyć catering do wariantu bez mięsa i rozdawać wodę w butelkach wielokrotnego użytku.
5. Hollywoodzki styl.
Wydarzenie to ma być spektakl, muszą występować w nim elementy zaskoczenia, każde wydarzenia powinno być ucztą dla wszystkich zmysłów. Wydarzenia powinny zapadać w pamięć. W rezultacie wzrośnie rola personelu i obsługi na konferencjach, targach czy imprezach integracyjnych. To personel musi wcielić się w role aktora, który kreuje wydarzenia. Wzrośnie też rola efektów audiowizualnych, jak i rzeczywistości wirtualnej oraz aplikacji w rzeczywistości rozszerzonej. Będą one niezbędnymi narzędziami w pracy eventowców, aby mogli zanurzyć odbiorców w opowieści, nawet jeśli miejsce będzie tylko dużym, pustym płótnem.
Rok 2020 rozpocznie nową dekadę wydarzeń – koniec ze złymi praktykami, czas na bardziej nowoczesne wydarzenia oparte na danych. Przed nami wiele wyzwań. Strateg wydarzenia to ważna osoba, wizja, którą będą stosować do swoich programów wydarzeń, zawsze zorientowana będzie na postęp, zaangażowanie, sprzedaż. Przed nami prawdziwa rewolucja i planiści powinni być na to gotowi. Gra trwa!