Dlaczego mam zatrudniać specjalistę, skoro sam mogę zorganizować przyjęcie? W głowie czasem pojawiają się takie pytania, które są podyktowane chęcią zaoszczędzenia pieniędzy bądź po prostu przekonania się o tym, że samodzielna organizacja eventu jest łatwa. Niestety początkowy optymizm czasem bardzo szybko znika. Szczególnie wtedy, gdy zaczynają się piętrzyć dodatkowe obowiązki i nie potrafisz sobie z nimi poradzić. Sprawdź, jakie problemy czekają na Ciebie w trakcie samodzielnego organizowania eventu i zdecyduj, czy na pewno chcesz przez to przechodzić.
Skąd przekonanie, że samodzielna organizacja eventów jest łatwa?
Masz doświadczenie w urządzaniu rodzinnych przyjęć i każde z nich kończyło się sporym sukcesem? Właśnie to zazwyczaj dodaje motywacji do samodzielnej organizacji eventów firmowych. W końcu skoro wyszło tyle razy, to dlaczego teraz ma się nie udać? Pamiętaj jednak o tym, że skala takich imprez jest zupełnie inna. Poza tym musisz zadbać o każdy szczegół, a w razie niepowodzenia może ucierpieć wizerunek Twojej firmy, a nie tylko opinia wśród znajomych czy rodziny. Właśnie dlatego event musi być dopięty na ostatni guzik. Zwróć też uwagę na to, że zazwyczaj osoby, które nie mają doświadczenia w przygotowywaniu imprez firmowych, twierdzą, iż jest to naprawdę łatwe zadanie. Niestety czasem już pierwsze zadania pokazują, ile wiedzy i umiejętności trzeba mieć, żeby samodzielnie zorganizować event.
4 najczęstsze problemy w trakcie planowania eventu
Niedopracowany budżet
Często pierwszym argumentem przemawiającym za samodzielną organizacją eventu, jest po prostu chęć zaoszczędzenia pieniędzy. Jednak to tylko pozory, ponieważ brak kontaktów w branży sprawia, że zostaniesz potraktowany jak klient indywidualny. W konsekwencji narazisz firmę na spore koszty, a event przestanie mieścić się w zaplanowanym budżecie. Problemem jest także to, że często nie są uwzględniane w budżecie ważne elementy, o których dowiesz się już na późniejszym etapie planowania. Nie weźmiesz pod uwagę m.in. tego, że na sali połamią się krzesła, stłuczą kieliszki lub w toalecie zepsuje się suszarka do rąk. Wtedy prawdopodobnie będziesz musiał znaleźć kolejne fundusze, które sprawią, że event stanie się naprawdę kosztowny dla Twojej firmy.
Niedopasowana lokalizacja
Jednym z najważniejszych problemów jest niedopasowana do potrzeb uczestników lokalizacja. Wiele niedoświadczonych osób w trakcie wyboru miejsca uważa, że najważniejsze są wygląd, prestiż oraz opinie w Internecie. Choć faktycznie recenzje są istotne, to jednak musisz też pamiętać o innych czynnikach, wpływających na powodzenie imprezy. W końcu modna aranżacja przestanie mieć znaczenie, gdy na sali zabraknie miejsca do tańczenia, rozstawienia ekspozycji czy na swobodne pomieszczenie wszystkich gości. Poza tym istotne jest dopasowanie lokalizacji do rodzaju eventu, jego stylu oraz tematyki. Bez tego trudno będzie wydzielić strefę formalną i nieformalną, czy znaleźć miejsce dla cateringu.
Brak dopracowanego scenariusza
Każdy event powinien odbywać się zgodnie z wcześniej przygotowanym scenariuszem. Nowicjusze często polegają na spontaniczności, która nie jest dobra w trakcie imprez firmowych. W końcu podczas przyjęcia może zdarzyć się wiele nieprzewidzianych sytuacji. Dlatego scenariusz pozwoli poradzić sobie nawet z trudnymi momentami. Zwróć też uwagę na to, że przygotowany plan musi być naprawdę obszerny i dokładny. Profesjonalne firmy eventowe dbają o to, aby znalazły się tam informacje na temat wystąpień poszczególnych gości, godziny, kiedy mają pojawić się przekąski lub ciepłe dania, a nawet długość przerw. Oprócz tego scenariusz jest bogaty w szczegóły, dotyczące prób technicznych czy sposobu montażu dekoracji. To tylko niektóre spośród informacji zawartych w planie eventu. Teraz zastanów się nad tym, ile z nich sam byś dodał.
Event bez planu awaryjnego
Pomimo trudności związanych z samodzielną organizacją eventów i tak podjąłeś się tego wyzwania i masz już wszystko przygotowane? W takim razie pora poznać kolejny błąd popełniany przez niedoświadczone osoby, czyli brak planu B. Istnieje wiele powodów, przez które impreza może zakończyć się ogromnym rozczarowaniem. Niestety ryzyko jest większe wtedy, gdy nie opracowałeś planu awaryjnego na wypadek nawet drobnych problemów. W końcu nie masz kontroli nad wszystkimi elementami, dlatego w każdej chwili może się okazać, że prowadzący imprezę straci głos, klimatyzacja się zepsuje lub mikrofon będzie wydawać piszczące dźwięki. Wtedy nie czekaj z założonymi rękami na to, aż ktoś rozwiąże problem za Ciebie, ponieważ to właśnie Ty odpowiadasz za organizację przyjęcia.
Jakie są konsekwencje samodzielnej organizacji eventu?
Emocje, jakie budzi zorganizowany przez Ciebie event wpływają na Twoją firmę. Dlatego, kiedy uczestnicy poczują się rozczarowani z powodu wpadek i błędów w organizacji, mogą gorzej postrzegać Twoją firmę. Czasem brak zatrudnienia profesjonalnej firmy eventowej zmniejsza również wiarygodność marki, ponieważ chęć zaoszczędzenia pieniędzy zaczyna budzić wątpliwości u klientów, kontrahentów czy inwestorów.