Jakie wyzwania i trudności musi pokonać Event Manager podczas organizacji wydarzeń?
Laikom zawód Event Managera kojarzy się z lekką i przyjemną pracą. Przecież organizują imprezy i do tego sami w nich uczestniczą! Poznają wiele, ciekawych ludzi i mają możliwość odwiedzenia ciekawych i niezapomnianych miejsc. Czy nie jest to praca marzeń?
Oczywiście jest idealną pracą dla ludzi, którzy kochają to robić. Uwielbiają, gdy w około dużo się dzieje, cenią sobie kontakt z ludźmi. W tej profesji z pewnością nie można narzekać na nudę. Zlecenia zorganizowania eventu są przeróżne, w zależności od upodobań i wymagań osób zlecających imprezę.
Wydaje się, że zorganizowanie imprezy nie wydaje się czymś skomplikowanym. Bo co to za problem zamówić catering i wypożyczyć stoły? Każdy kto jednak miał za zadanie zorganizowania imprezy, czy to wigilii firmowej, czy własnego wesela, wie ile wysiłki i stresu to kosztowało.
Rutyna wrogiem Event Manager’a
Kreatywność oraz doskonała organizacja czasu pracy jest kluczem do wykonywania zawodu Event Manager’a. Nie wystarcza, aby sam organizator był nienagannie przygotowany i miał rozplanowane wszystkie zadania. Wynik zadania zależy od pracy wielu innych ludzi.
Obowiązek organizacji różnego rodzaju imprez wymaga ciągłego rozwoju i rozwijania się. Ludzie są spragnieni coraz to lepszego jedzenia, atrakcji dzięki którym wzrasta prestiż ich imprez.
Ustanowienie jednego schematu organizowania imprez dla uproszczenia realizacji nie przyniesie niczego dobrego. Branża eventowa rozwija się w ekspresowym czasie i wymaga podążania za panującymi trendami.
Tradycyjny poczęstunek, mała potańcówka przerywana fajerwerkami i przemówieniami nie będzie przyciągać potencjalnych klientów. Event Manager musi niczym animator zabaw, ciągle szukać nowych bodźców.
Czemu doba ma tylko 24 godziny?
Zostało już powiedziane, że kierownik wydarzeń musimy mieć opanowaną do perfekcji organizację czasu. Do niego należy obowiązek koordynacja wielu ekip i dopilnowywania terminów. Pomimo tego, że potrafi również delegować część swoich zadań, ilość czasu zawsze będzie niewystarczająca.
Osoba zajmująca się organizacją musi być dostępna pod telefonem 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. W związku z tym, że koordynuje wszystkimi procesami, musimy być w ciągłym kontakcie
z osobami odpowiedzialnymi za swoje zadania.
Możliwość teleportacji mile widziana
Świętujesz sukces udanej imprezy, która dobiega właśnie końca w Krakowie. Ludzie gratulują widowiska, zleceniodawca z dumą klepie po ramieniu? Chciałoby się wziąć drinka w dłoń i celebrować tę chwilę. No niestety, to nie koniec. Lecimy dalej! Zdarza się, że po skończonej imprezie na południu Polski trzeba szybko przetransportować się na północ. Zatem osoba na tym stanowisku musi liczyć się z ograniczoną ilością snu i być gotowych do częstych wyjazdów.
Mogę poprosić melisę?
Tylko z pozoru może się wydawać, że plan jest dopięty na ostatni guzik. Niestety permanentnie zdarzają się sytuacje awaryjne.
Owszem, dobry organizator powinien mieć w zanadrzu plan B. Jednak nie zawsze to wystarczy.
W takim momentach kreatywność jest wysoce ceniona, aby móc pod presją czasu podejmować szybkie decyzje, które uratują całokształt imprezy. Ponadto kierownicy muszą być głęboko odporni
na stres, ponieważ tego akurat nie brakuje w tej branży.
Zbroja chroniąca przed krytyką
Kojarzysz ciocie i wujków, którzy kręcą nosem na weselu, bo kotlet za twardy, wódka za ciepła
i czemu właściwie posadzili mnie w takim miejscu?! Tak dzieje się na każdym evencie. Nie w sposób dogodzić wszystkim uczestnikom. Gospodarzowi imprezy zależy, aby wszyscy byli zadowoleni.
Jeśli zaobserwuje niezadowolenia gości, to automatycznie zrzuci całą odpowiedzialność za nieudaną imprezę na organizatora.
Event Manager musi liczyć się z krytyką spotykaną na każdym kroku. Umiejętność słuchania
i dostosowania się do sposobu myślenia osoby zlecającej, pozwoli na zdobycia zadowolenia gospodarzy i uczestników.