Planujesz organizację konferencji? Nieważne czy to będzie wydarzenie na większa skale czy kameralne, to konieczne jest odpowiednie przygotowanie takiego przedsięwzięcia, które będzie dopięte na ostatni guzik. Odpowiednia organizacja przyniesie Ci zadowolonych uczestników, a co za tym idzie, w późniejszych etapach sukces Twojej firmy. Jak zatem sobie zaplanować proces organizacji konferencji?
Wybór grupy docelowej i tematu
Na start warto zastanowić się dokładnie do kogo skierowany jest event oraz jaki jest cel, kto wystąpi w roli prelegentów? Ten etap pomoże Ci na po prostu wybrać główny temat i charakter wydarzenia. To pozwala również określić ile mniej więcej będzie uczestników i jaką wybierzesz lokalizację.
Plan wydarzenia oraz określenie budżetu
Przede wszystkim dokładnie zaplanuj program wydarzenia. Warto uwzględnić, ilość wystąpień, harmonogram posiłków, przekąsek, przerw i ich długości, po prostu po to, aby każdy mógł skorzystać z przysługujących mu przywilejów na konferencji. Dodatkowo to pozwoli Ci określić odpowiedni budżet wydarzenia. Warto też zostawić sobie zapasowy budżet na to przedsięwzięcie, gdyż czasami mogą wyskoczyć dodatkowe, niespodziewane wydatki. Jeżeli budżet masz mocno okrojony, to warto wziąć pod uwagę to, że będziesz musiał wybrać – z czego zrezygnować, a co jest niezbędne. Warto również poszukać sponsorów, dla Ciebie będzie to obciążenie finansowe w zamian za reklamę, jaką będzie dla nich konferencja. Dobierając partnerów, miej na uwadze przede wszystkim ich profil działalności, dobrze jeśli będzie on jak najbardziej zbliżony z tematem Twojego wydarzenia.
Wybór lokalizacji konferencji oraz dania
Miejsce zorganizowania eventu, to jedno z ważniejszych aspektów. Charakter wydarzenia oraz ilość uczestników ma ogromny wpływ na to, w jakim miejscu konferencja się odbędzie. Bardzo ważne jest aby miejsce było łatwo dostępny pod kątem dojazdu, obowiązkowy również jest parking. Ważna jest też elastyczność miejsca tzn. czy będziemy mogli urządzić lokal zgodnie z naszym pomysłem tj. akustyka, układ sal etc. Dobrym wyborem na event będzie profesjonalny i przystosowany do tego celu obiekt, może to być hotel lub centrum kongresowe. Warto też zastanowić się czy miejsce oferuje nocleg dla gości. W przerwie kawowej i lunchowej warto zadbać o odpowiednie dania. Im dłuższa konferencja tym więcej przerw powinno być. Jeśli masz do czynienia z hotelem, który ma swoje centrum konferencyjne, to rzecz jasna posiłki zostaną zlecone hotelowej restauracji. Jeżeli natomiast będzie to centrum kongresowe, to wtedy warto zastanowić się nad cateringiem. Pamiętaj, jeżeli posiłek będzie spożywany wspólnie to istotna tutaj jest kwestia organizacyjna, aby jedzenie dotarło na czas i żeby było ciepłe.
Wybór dostawców i sprzęt
Hotele i centra konferencyjne zazwyczaj są świetnie przygotowane do tego typu eventów, jednak może się zdarzyć, że pewnie przedmioty będziemy zmuszeni wynająć. W tej sytuacji warto postawić na pomoc agencji eventowej, która pomoże Ci dostarczyć odpowiedni sprzęt, meble akcesoria. Profesjonalna agencja eventowa pomoże również w lepszym rozplanowaniu i organizacji całego wydarzenia od podstaw, nawet jeśli myslisz o ogólnym zarysie wydarzenia.
Dokładny przebieg konferencji
W kolejnym etapie musimy dokładnie zaplanować przebieg konferencji – zdecydowanie dokładnie w jakiej kolejności będą przemawiać prelegenci, każdy z nich musi znać dokładne godziny wystąpienia. Warto wyznaczyć czas na posiłki i przemówienia. Pamiętaj również aby odpowiednio wcześnie wysłać zaproszenia oraz odebrać potwierdzenie obecności. To da Ci ogólny zarys ile będzie zainteresowanych. W dniu wydarzenia, ważne jest abyś był obecny na miejscu, istotna jest również kontrola czy wszystko idzie zgodnie z planem, pomoże Ci również agencja eventowa w tym dniu, jeżeli zdecydujesz się na jej usługi. Pomoże Ci również zadbać o odpowiednio skonfigurowany sprzęt.
Sporządź ankiety, zapytaj o opinie!
Na samym końcu warto wyciągnąć jak najwięcej wniosków i uwag z naszej konferencji, z jej organizacji. Można sporządzić ankiety z pytaniami o opinie lub ewentualnie zadzwonić do uczestników lub wysłać maila z zapytaniem o odczucia związane z eventem. To pozwoli doskonalić się, jeśli chodzi o organizację i przebieg konferencji. Ocena zakresu logistycznego, merytorycznego pozwoli Ci w przyszłości organizować jeszcze lepsze konferencje, zwłaszcza jeżeli dopiero zaczynasz w tej branży.
Organizacja konferencji jest złożonym procesem, wymagającym szczegółowego planowania i koordynacji. Zaczynaj od określenia celu i publiczności, przez wybór daty i miejsca, planowanie budżetu, hotelu, cateringu, ustalanie programu, rekrutację prelegentów, plan agendy, główny harmonogram, zarządzanie rejestracją uczestników, koordynację dnia konferencji, aż po ocenę sukcesu i zebranie opinii – każdy z tych etapów ma kluczowe znaczenie dla powodzenia konferencji. Nie bój się też tego, jeśli zauważysz w trakcie naszego eventu odstępstwa od scenariusza. Nie panikuj. Nie daj po sobie znać, że coś poszło nie tak. Improwizuj, dostosuj plan do nowych realiów. Pamiętaj! że najważniejsze jest to, aby goście czuli, że wszystko jest pod kontrolą, wtedy wszystko pójdzie z górki.